Pracownik – czy mogę przetwarzać legalnie jego dane osobowe

12 listopada, 2018 8:12

Zawarcie umowy, na podstawie której świadczymy pracę, nierozerwalnie wiąże się z podaniem naszych danych osobowych. Jeżeli potencjalny pracownik nie chce podać nam swoich danych osobowych to oznacza tylko tyle że jego zatrudnienie nie jest możliwe. A gdy nam już nie poda to dopiero początek przetwarzania danych w procesie związanym z jego zatrudnieniem.

Czy wiesz, że zakres danych osobowych, które przetwarza pracodawca, realizując obowiązki wynikające z przepisów powszechnie obowiązujących, nie jest taki sam dla wszystkich pracowników? Będzie on w dużym stopniu zależał m.in. od wymaganych kwalifikacji na oferowanym stanowisku, tego czy zatrudniamy obcokrajowca czy osobę posiadającą polskie obywatelstwo oraz czy osoba jest niepełnosprawna, itp. Pracownik, który chce korzystać z przysługujących mu szczególnych uprawnień czy profitów, jak programy socjalne czy dofinansowania, poszerza zakres przekazanych danych o kolejne dane osobowe, w tym np. o dane osobowe członków swojej rodziny (aby uzyskać dodatkowe dwa dni opieki nad dzieckiem).

Pracownik w trakcie zatrudnienia, nie tylko podaje swoje dane osobowe, ale również może uzyskiwać dodatkowe dane, które go identyfikują u danego pracodawcy. Przykładem takich danych są: służbowy nr telefonu, służbowy adres e-mail czy nazwa stanowiska lub numer pracownika inaczej zwanym numerem kadrowym pracownika. Te dane nazywamy potocznie danymi służbowymi – i właśnie ta kategoria bywa przedmiotem kontrowersji.

Dane służbowe to są dane osobowe czy nie?

Zgodnie z RODO tzw. dane służbowe to są dane osobowe, ponieważ umożliwiają jednoznaczne zidentyfikowanie konkretnej osoby fizycznej. Dlaczego zatem taka kategoria danych została wyróżniona, m.in. w orzecznictwie? Ponieważ dane służbowe są ściśle związane z życiem zawodowym pracownika i z wykonywaniem przez niego obowiązków służbowych. W 2003 r. Sąd Najwyższy rozstrzygnął, że „Nie może to jednak oznaczać nieskrępowanego prawa pracodawcy do ujawniania nazwiska pracownika. Należy przyjąć, że użycie danych osobowych pracownika musi być usprawiedliwione celem działania pracodawcy, łączącym się z jego zadaniami i obowiązkami związanymi z prowadzeniem zakładu, musi być niezbędne oraz nie może naruszać praw i wolności pracownika” (wyrok z dnia 19 listopada 2003 r.). Jak to przełożyć na praktykę, w której każdy z nas styka się z danymi osobowymi innych pracowników?

Co mogę, a czego nie mogę zrobić z danymi moich pracowników?

Przykład 1. Chcesz opublikować (powiedzmy: na tablicy ogłoszeń) rankingi pracowników, zawierający wyniki i ocenę ich pracy oraz premie przyznane liderom, a na pytanie o podstawę ujawnienia danych wszystkim osobom, które będą miały możliwość zapoznania się z tą listą, wskazujesz jedynie, że taki ranking zmotywuje tych najsłabszych do osiągania lepszych wyników. Niestety, ale nie możesz tego zrobić! Osoby które nie osiągnęły wysokich wyników mogą czuć się w ten sposób pokrzywdzone i zażądać zadośćuczynienia od pracodawcy!

Przykład2. Przygotowujesz listę laureatów konkursu na pracę plastyczną promującą twoje miasto i wiesz, że osoby biorące w nim udział wyrazili zgodę na udział w konkursie oraz publikację danych w Internecie i na plakatach w przypadku, w którym zostaną laureatami tego konkursu. Masz więc właściwą podstawę prawną ale zastanów się jaki zakres danych chcesz opublikować – wizerunek oraz imię i nazwisko – tak. Ale pełne dane osobowe – to już stanowczo za dużo! Pamiętaj żeby opublikować tylko dane laureatów a nie wszystkich uczestników.


Warning: Use of undefined constant php - assumed 'php' (this will throw an Error in a future version of PHP) in /piodo/wp-content/themes/html5blank-stable/single.php on line 33